Sorteren, opbergen, archiveren ... een handleiding!
De archiveringsmethode hangt af van de activiteit, maar er zijn enkele basisregels die kunnen worden gebruikt om de grondslag te leggen voor een efficiënte procedure.
Hoewel de basisprincipes van archiveren vaak universeel zijn, zijn er vele manieren om papieren of virtuele documenten op te slaan. Welke methode ook wordt gekozen, om doeltreffend te zijn moet een archiveringsplan aan de volgende doelstellingen voldoen: documenten moeten snel kunnen worden teruggevonden, de gebruikte methode moet voor iedereen begrijpelijk zijn en het archief moet kunnen evolueren.
In alle gevallen zijn de voornaamste archiveringsmethoden steeds dezelfde: chronologische, alfabetische en thematische archivering, die alle aan verschillende termijnen zijn onderworpen. Al deze methoden kunnen uiteraard worden gecombineerd. U moet zich altijd eerst de volgende vragen stellen: moet ik dit document bewaren? Zo ja, voor hoe lang? Hoelang moet het gemakkelijk toegankelijk blijven voordat het wordt gearchiveerd?
In alle gevallen zijn de voornaamste archiveringsmethoden steeds dezelfde: chronologische, alfabetische en thematische archivering, die alle aan verschillende termijnen zijn onderworpen. Al deze methoden kunnen uiteraard worden gecombineerd. U moet zich altijd eerst de volgende vragen stellen: moet ik dit document bewaren? Zo ja, voor hoe lang? Hoelang moet het gemakkelijk toegankelijk blijven voordat het wordt gearchiveerd?
Chronologisch, alfabetisch, thematisch?
Een document volgt altijd hetzelfde traject. Zodra het binnenkomt, moet het worden gerubriceerd in volgorde van urgentie, worden verwerkt, vervolgens opnieuw worden gerubriceerd voor toekomstig gebruik alvorens te worden gearchiveerd. Tenslotte wordt het vernietigd wanneer de geldigheidsduur verstreken is. Het is dus de bedoeling om aan het begin van het proces een sorteervolgorde vast te stellen door een combinatie van etikettering en titeling (thematische indeling), datering (chronologie) en urgentie (gebruik van mappen in verschillende kleuren naargelang het belang). Na deze procedure kan een behandeld document op de meest efficiënte wijze worden gearchiveerd voor raadpleging: zijn traject is perfect gekend.EEN COMBINATIE: Gebruik gekleurde mappen die overeenkomen met de verwijzing van het document: een rode map voor wat dringend moet worden ondertekend, een groene voor wat bijvoorbeeld een week kan wachten, een zwarte voor wat onmiddellijk moet worden geklasseerd. Als alternatief kunnen gekleurde, ronde stickers worden gebruikt: een rode sticker om aan te geven dat een document verwerkt moet worden, een zwarte om aan te geven dat het document verwerkt is.
Anticiperen op de toekomst: een steeds evoluerend plan
Uw archiveringssysteem moet niet alleen efficiënt zijn op de korte termijn, maar ook schaalbaar zijn en de integratie van nieuwe documenten mogelijk maken. U moet dus aan elke categorie voldoende plaats en mappen toewijzen die overeenstemmen met het volume en anticiperen op de ruimte die een categorie op middellange en lange termijn waarschijnlijk in beslag zal nemen. Het archiveringsplan moet dus worden afgestemd op de beschikbare ruimte en de indeling ervan. Het is met name raadzaam om lopende dossiers of dossiers die u vaak nodig zult hebben binnen handbereik te houden.Aarzel niet om dossiers die te groot zijn en opzoekwerk bemoeilijken, op of onder te verdelen.