Als de eerste generatie van open spaces synoniem was voor een lawaaierige omgeving met een gebrek aan intimiteit, dan slaagt het geschikte meubilair er voortaan in om welzijn en productiviteit te verenigen, en dit ook in een gemeenschappelijk bureau. Maar u dient deze uiteraard gepast in te richten. De inrichting van de bureaus, de scheidingswanden, de normen... we pluizen het allemaal voor u uit!
1
DE NORMEN VAN DE OPEN SPACE RESPECTEREN
Tegenwoordig werken talrijke werknemers in een open space, en dit is uiteraard geen toeval. Deze opstelling biedt tig veel voordelen: plaatswinst, kostenbesparing, verhoogde communicatie en teamcohesie, om er maar enkele op te noemen. Er is echter wel een "maar". Het werk in een open space zorgt vaak voor een lawaaierige sfeer, een verlies aan intimiteit en een lagere concentratie.
Daarom raadt de norm NFX 35-102 een minimale ruimte aan van: 10 m³ voor 1 enkele persoon11 m³ per persoon in een gemeenschappelijk bureau (ofwel 22 m³ voor 2 personen, etc.)15 m² per persoon in een gemeenschappelijke en lawaaierige ruimte (als er bijvoorbeeld veel gebeld moet worden).
Als het gaat om een gemeenschappelijk bureau, is het aangeraden om niet meer dan 5 personen uit een homogene werkgroep samen te plaatsen (met gemeenschappelijke doelstellingen en instructies, gelijkaardige taken, groepsstabiliteit,...)
Maar laten we er eens aan beginnen!
2
SPELEN MET UITBREIDBARE OPTIES EN PLAATS WINNEN
Als u een functionele en aangename open space wenst, moet u de ruimte gemakkelijk kunnen aanpassen aan uw noden, de herschikking van de groep, de komst van nieuwe werknemers,... Maar wees gerust, hiervoor bieden er zich verschillende oplossingen aan!
Kies voor werkposten met eenvoudige vormen
Ovalen of sterk afgeronde vormen vergeten we alvast!
Natuurlijk hangt alles af van de plaats waarover u beschikt, maar, ter info, de werkbladen die steeds hun nut hebben bewezen in een open space zijn eerder rechthoekig (met of zonder bijzet). Als u een grotere diepte nodig heeft, kies dan voor een holle, compacte werkpost. U zult het zien, dit model helpt u enkele kostbare vierkante centimeters te sparen. Geef de voorkeur aan mobiele ladeblokken. Ze nemen weinig plaats in en kunnen gemakkelijk verplaatst worden dankzij de wieltjes. Hierdoor voldoen ze aan al uw verwachtingen! En sommige zijn ook voorzien van een kussentje, ideaal voor het improviseren van een kleine, informele vergadering. Is dat niet slim?
Zoom op de schikking van de werkposten in een open space Lineair, rozetvormig of bloemvormig...
Deze drie opstellingen verzekeren een goede, visuele communicatie tussen de verschillende teamleden.
Bij de bloemvormige opstelling geniet u van een extra troef: u wint immers extra ruimte in de diepte, zodat de gemiddelde oppervlakte per persoon van 5 m overgaat in 6 m².
Pure magie? Nee hoor, simpelweg door werkposten met holle werkbladen te gebruiken :-)
3
DE COMMUNICATIE BEVORDEREN EN DE CONCENTRATIE BEHOUDEN
Het permanente heen-en-weer geloop kan in een open space lastig worden. Denk er dus aan de circulatie te optimaliseren door te opteren voor een gestroomlijnde inrichting van de verschillende ruimtes. Installeer privé boxen en vergaderzalen die voor iedereen toegankelijk zijn. Deze ruimtes zin onmisbaar om een vertrouwelijke atmosfeer voor telefoongesprekken te creëren, of bijvoorbeeld voor een informele vergadering, zonder last te hebben van de aanwezigheid van de andere collega's.
Enkele concrete ideeën: Een kleine ronde tafel in een hoekje van de open ruimte biedt aan 2 of 3 personen de mogelijkheid om even in alle rust apart te praten, zonder het hele kantoor te storen. Geluidsisolerende zetels of sofa's aan het onthaal zijn perfect voor een telefoongesprekje of een informele vergadering. Een hoge tafel of receptietafel in de kantine geeft u de mogelijkheid om in alle rust te praten met een kopje koffie erbij.
4
LAWAAI ONDERDRUKKEN EN EEN INTIEME SFEER CREËREN
"De hel, dat zijn de anderen" zei Sartre, en dat klopt als een bus: een lawaaierige omgeving wordt vooral door anderen veroorzaakt. Gesprekken rondom zich, collega's aan de telefoon, telefoongerinkel,... Als 65% van de werknemers op kantoor het gewoon is geworden, dan zijn er toch 19% die verklaren er echt gek van te worden!*
Het gebrek aan intimiteit is dus - zonder enige verrassing - één van de grootste klachten die men opnoemt bij een open space. Om toch een beetje in stilte te kunnen werken, stellen we u hier enkele trucjes voor, die eenvoudig geïnstalleerd kunnen worden, en bovendien ook weinig kosten.
Wegneembare scheidingswanden laten u toe de ruimte te verdelen, door bijvoorbeeld zones per departement of activiteit te creëren, volgens de organisatie van uw onderneming. Deze extreem moduleerbare structuren zijn beschikbaar in talrijke afmetingen en materialen, afhankelijk van de gewenste graad van geluidsisolatie, intimiteit en verlichting. Schermpanelen zijn perfect om toch voor een beetje intimiteit te zorgen bij bureaus die lineair opgesteld zijn. Bovendien beschikt u ook over een extra displayoppervlak voor berichten (of foto's)! Groene planten en opbergkasten kunnen een scheidende functie hebben (wat paradoxaal genoeg voor samenhang zorgt ), vergeet dit niet!
We hopen dat deze talrijke adviezen en oplossingen u zullen helpen om goed te leven (en te werken uiteraard) in een open space!
