Travail hybride : 6 règles d’or pour une visioconférence réussie
Il y a peu, personne n’aurait parié sur l’essor du télétravail et de ses réunions derrière un écran. Aujourd’hui, travailler en hydride (un jour chez soi, un jour sur site) est entré dans les mœurs et les visioconférences sont devenues in-con-tour-nables. Voici 6 conseils pour faire de vos réunions à distance des succès !
1 - Équiper les télétravailleurs pour le home office
L’indispensable d’une visioconférence réussie ? Des télétravailleurs bien équipés pardi ! L’essentiel réside en trois mots-clés : webcam, casque et connexion. Une bonne webcam pour s’afficher en haute définition, svp ! Un micro-casque pour capter la voix sans la faire grésiller… Et une bonne connexion Internet. Si votre box internet de maison est loin de votre ordinateur ou si le WiFi a tendance à faire des siennes, n’hésitez pas à investir dans une extension de portée WiFi.
2 - Équiper les salles de réunion pour les visioconférences
À l’heure du travail hybride, les réunions sont de plus en plus asymétriques avec des collègues en visio et d’autres sur site, ce qui peut compliquer les échanges. Si les hologrammes ne sont pas encore au point, les équipements de visio, eux, le sont et permettent de faciliter la communication. Et si vous équipiez vos salles de réunion avec une configuration au top ?!
Certains systèmes de visioconférence intelligents détectent automatiquement la personne en train de parler autour de la table pour zoomer sur elle par exemple. Des hauts-parleurs high-tech en mode 360° permettent de capter clairement toutes les voix des gens en salle de réunion. Plus classiques mais toujours aussi efficaces, les pieuvres téléphoniques (stations téléphoniques d’audioconférence) font elles aussi du très bon travail.
3 - Vérifier le matériel pour éviter le faux-départ
Quelques instants avant de lancer Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou autre Skype, vérifiez que votre matériel est opérationnel. Ce qu’on ne veut pas : une vidéo qui ne s’affiche pas, une connexion hachée, des bruits parasites, un micro désactivé ou un décalage entre le son et l’image… Bref, faites en sorte que tout fonctionne dans les règles de l’art !
4 - Soigner le décor et rester au calme
Une réunion à l’agenda aujourd’hui et vous êtes sur site ? Assurez-vous d’avoir réservé une salle pour ne pas embêter votre collègue de bureau et que celle-ci soit suffisamment bien outillée. Votre entreprise dispose d'une cabine acoustique ? Vous êtes chanceux ! Ces sosies d’anciennes cabines téléphoniques vont vous couper efficacement du bruit et vous permettre de passer votre réunion au calme.
Si vous télétravaillez, installez-vous dans une pièce lumineuse sans trop de passages. Vérifiez que le décor derrière vous est exempt de linge qui pend, de vaisselle qui s'amoncelle et autres joyeusetés.
5 - Prendre son rôle d’animateur au sérieux
En tant qu’organisateur, soyez plus que ponctuel ! Connectez-vous quelques minutes avant le début de la réunion pour accueillir les participants et éventuellement, acceptez ceux en salle d’attente. Tout le monde est en ligne ? Si vous souhaitez enregistrer vos échanges, prévenez-les puis rappelez l’ordre du jour et l’horaire de la réunion.
En travail hybride, pour rééquilibrer les réunions entre les collègues télétravailleurs et ceux sur site, veillez à demander à toutes et tous sans exception d’utiliser leur webcam et un haut-parleur pour être bien vu et bien entendu.
6 - Faire place à l’interactivité
Les outils de visioconférence offrent la possibilité de poser des questions via un tchat et même de partager votre écran, des documents, des diaporamas… Au préalable, veillez à bien fermer les documents ou fenêtres qui ne regardent que vous. De la même façon, on évite les fonds d’écran hasardeux qui pourraient nuire à notre réunion… et à notre réputation dans l’entreprise.
Certes, les présentations, c’est bien mais n’en abusez pas non plus afin de garder un contact visuel régulier avec vos collègues et capter toute leur attention.
Vous voilà paré pour vos prochaines réunions en visio !